Descrizione
La privacy a scuola. Dai tablet alla pagella elettronica. Le regole da ricordare
Obbligo del consenso per video e foto sui social network. Scrutini e voti pubblici. Sì alle foto di recite e gite scolastiche. No alla pubblicazione on line dei nomi e cognomi degli studenti non in regola coi pagamenti della retta. Su cellulari e tablet in classe l’ultima parola spetta alle scuole.
A pochi giorni dall’apertura delle scuole il Garante per la protezione dei dati personali ha ritenuto utile fornire a docenti, genitori e studenti alcune indicazioni generali in materia di tutela della privacy.
Temi in classe
Non lede la privacy l’insegnante che assegna ai propri alunni lo svolgimento di temi in classe riguardanti il loro mondo personale. Sta invece nella sensibilità dell’insegnante, nel momento in cui gli elaborati vengono letti in classe, trovare l’equilibrio tra esigenze didattiche e tutela della riservatezza, specialmente se si tratta di argomenti delicati.
Cellulari e tablet
L’uso di cellulari e smartphone è in genere consentito per fini strettamente personali, ad esempio per registrare le lezioni, e sempre nel rispetto delle persone. Spetta comunque agli istituti scolastici decidere nella loro autonomia come regolamentare o se vietare del tutto l’uso dei cellulari. Non si possono diffondere immagini, video o foto sul web se non con il consenso delle persone riprese. E’ bene ricordare che la diffusione di filmati e foto che ledono la riservatezza e la dignità delle persone può far incorrere lo studente in sanzioni disciplinari e pecuniarie o perfino in veri e propri reati.
Stesse cautele vanno previste per l’uso dei tablet, se usati a fini di registrazione e non soltanto per fini didattici o per consultare in classe libri elettronici e testi on line.
Recite e gite scolastiche
Non violano la privacy le riprese video e le fotografie raccolte dai genitori durante le recite, le gite e i saggi scolastici. Le immagini in questi casi sono raccolte a fini personali e destinati ad un ambito familiare o amicale. Nel caso si intendesse pubblicarle e diffonderle in rete, anche sui social network, è necessario ottenere il consenso delle persone presenti nei video o nelle foto.
Retta e servizio mensa
É illecito pubblicare sul sito della scuola il nome e cognome degli studenti i cui genitori sono in ritardo nel pagamento della retta o del servizio mensa. Lo stesso vale per gli studenti che usufruiscono gratuitamente del servizio mensa in quanto appartenenti a famiglie con reddito minimo o a fasce deboli. Gli avvisi messi on line devono avere carattere generale, mentre alle singole persone ci si deve rivolgere con comunicazioni di carattere individuale. A salvaguardia della trasparenza sulla gestione delle risorse scolastiche, restano ferme le regole sull’accesso ai documenti amministrativi da parte delle persone interessate.
Telecamere
Si possono in generale installare telecamere all’interno degli istituti scolastici, ma devono funzionare solo negli orari di chiusura degli istituti e la loro presenza deve essere segnalata con cartelli. Se le riprese riguardano l’esterno della scuola, l’angolo visuale delle telecamere deve essere opportunamente delimitato. Le immagini registrare devono essere cancellate in generale dopo 24 ore.
Inserimento professionale
Al fine di agevolare l’orientamento, la formazione e l’inserimento professionale le scuole, su richiesta degli studenti, possono comunicare e diffondere alle aziende private e alle pubbliche amministrazioni i dati personali dei ragazzi.
Questionari per attività di ricerca
L’attività di ricerca con la raccolta di informazioni personali tramite questionari da sottoporre agli studenti è consentita solo se ragazzi e genitori sono stati prima informati sugli scopi delle ricerca, le modalità del trattamento e le misure di sicurezza adottate. Gli studenti e i genitori devono essere lasciati liberi di non aderire all’iniziativa.
Iscrizione e registri on line, pagella elettronica
In attesa di poter esprimere il previsto parere sui provvedimenti attuativi del Ministero dell’istruzione riguardo all’iscrizione on line degli studenti, all’adozione dei registri on line e alla consultazione della pagella via web, il Garante auspica l’adozione di adeguate misure di sicurezza a protezione dei dati.
Voti, scrutini, esami di Stato
I voti dei compiti in classe e delle interrogazioni, gli esiti degli scrutini o degli esami di Stato sono pubblici. Le informazioni sul rendimento scolastico sono soggette ad un regime di trasparenza e il regime della loro conoscibilità è stabilito dal Ministero dell’istruzione. E’ necessario però, nel pubblicare voti degli scrutini e degli esami nei tabelloni, che l’istituto eviti di fornire, anche indirettamente, informazioni sulle condizioni di salute degli studenti: il riferimento alle “prove differenziate” sostenute dagli studenti portatori di handicap, ad esempio, non va inserito nei tabelloni, ma deve essere indicato solamente nell’attestazione da rilasciare allo studente.
Trattamento dei dati personali
Le scuole devono rendere noto alle famiglie e ai ragazzi, attraverso un’adeguata informativa, quali dati raccolgono e come li utilizzano. Spesso le scuole utilizzano nella loro attività quotidiana dati delicati – come quelli riguardanti le origini etniche, le convinzioni religiose, lo stato di salute – anche per fornire semplici servizi, come ad esempio la mensa. E’ bene ricordare che nel trattare queste categorie di informazioni gli istituti scolastici devono porre estrema cautela, in conformità al regolamento sui dati sensibili adottato dal Ministero dell’istruzione. Famiglie e studenti hanno diritto di conoscere quali informazioni sono trattate dall’istituto scolastico, farle rettificare se inesatte, incomplete o non aggiornate.
Comunicato stampa del Garante per la Protezione dei Dati Personali – 6 settembre 2012
Informativa Privacy
Informativa ex art. 13 e 14 del Regolamento Europeo 2016/679 per il trattamento dei dati personali degli alunni e delle famiglie
La vigente normativa sul trattamento dei dati personali impone l’osservanza di severe regole a protezione di tutti i dati personali per qualunque trattamento operato. In ottemperanza a tale normativa Vi informiamo che il trattamento dei dati personali degli alunni e dei loro familiari, che verranno acquisiti o sono già detenuti dall’istituto scolastico, sarà improntato ai principi di correttezza, liceità, trasparenza e tutela della riservatezza dei diritti degli alunni e delle rispettive famiglie. Pertanto ai sensi dell’art.13 del Regolamento 2016/679, Vi forniamo le seguenti informazioni:
1. Titolare del trattamento
il Titolare del trattamento è l’istituzione scolastica stessa, avente personalità giuridica autonoma e legalmente rappresentata dal Dirigente Scolastico Lombardelli Simona email mcic81600c@istruzione.it , tel 0733/1960119
2. Responsabile Protezione Dati
Il Responsabile della Protezione dei Dati (RPD) è Vargiu Scuola Srl (referente Antonio Vargiu), tel 070271560, email: dpo@vargiuscuola.it;
3. Base giuridica del trattamento
dati personali dello studente e dei suoi familiari sono trattati dall’Istituto nell’esecuzione dei propri compiti di interesse pubblico o comunque connessi all’esercizio dei propri pubblici poteri e funzioni, compresa la comunicazione istituzionale, e per adempiere ad eventuali obblighi di legge, regolamentari o contrattuali. La base giuridica su cui si fonda il trattamento dei dati è stabilita dal diritto dello Stato italiano e consiste nelle norme di legge e regolamentari che stabiliscono il diritto/dovere all’istruzione e alla formazione degli alunni e quelle amministrative ad esse strumentali.
4. Tipi di dati trattati e finalità
Dati personali dell’alunno:
Dati personali comuni necessari per garantire la fornitura del servizio scolastico fra cui, nome e cognome dell’alunno, data e luogo di nascita, codice fiscale, indirizzo e numero telefonico, indirizzi e-mail, titoli di studio,attestati di esito scolastico e altri documenti e dati relativi alla carriera scolastica, foto ed eventuale certificato d’identità.
Dati personali degli esercenti la responsabilità genitoriale o dei tutori:
Dati personali comuni necessari per garantire la fornitura del servizio scolastico fra cuinome e cognome di chi esercita la responsabilità genitoriale o la tutela legale, codice fiscale, data e luogo di nascita, indirizzi,numeri telefonici e indirizzi e-mail se diversi da quelli dell’alunno.
Categorie particolari di dati personali:
Potranno essere oggetto di trattamento anche i dati personali che sono idonei a rivelare l’origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l’adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, nonché i dati personali idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale;
Fra questi citiamo, a mero titolo esemplificativo:
certificati medici e dichiarazioni o giustificazioni concernenti lo stato di salute o altri stati particolari;
dati concernenti infortuni avvenuti in connessione con la frequenza scolastica;
scelta di avvalersi o non avvalersi dell’insegnamento della religione cattolica.
Dati personali relativi a condanne penali e reati:
Ove necessario saranno oggetto di trattamento atti, notizie e comunicazioni idonei a rivelare procedimenti o provvedimenti penali o misure di sicurezza o di protezione. Il trattamento di tali dati, eseguito esclusivamente dal personale a ciò espressamente autorizzato dell’Istituto nella sua qualità di autorità pubblica e limitato ai soli indispensabili.
I dati personali qualificati come particolari e giudiziari verranno trattati nel rispetto del principio di indispensabilità del trattamento e non saranno soggetti a diffusione a meno che questa non sia strettamente necessaria al perseguimento dell’interesse pubblico o avvenga nell’esercizio di pubblici poteri in presenza di una norma di legge o regolamento che lo consente. L’acquisizione e il trattamento di dati particolari o relativi a condanne penali e reati avverrà secondo quanto previsto da disposizioni di legge ed in considerazione delle finalità di rilevante interesse pubblico che la scuola persegue. Il trattamento dei dati sensibili e giudiziari avverrà nel rispetto delle disposizioni contenute nel D.M. della Pubblica Istruzione n. 305 del 7 dicembre 2006.
5. Carattere obbligatorio o facoltativo del conferimento dei dati personali
Il conferimento dei dati personali necessari al conseguimento delle finalità sopra indicate è obbligatorio e pertanto i relativi trattamenti non sono soggetti a consenso. L’eventuale diniego al trattamento di tali dati potrebbe infatti determinare l’impossibilità per l’istituto scolastico di condurre le proprie attività istituzionali.
Per taluni procedimenti ed attività che non sono strettamente finalizzate al conseguimento di finalità istituzionali verrà richiesto uno specifico consenso prima di procedere con il trattamento.
Si fa presente che per ulteriori informazioni e delucidazioni, o per segnalare la volontà di non consentire determinati trattamenti di dati personali, è possibile rivolgersi al titolare del trattamento dei dati personali della scuola, indicato al punto 1 della presente informativa, che valuterà la effettiva irrilevanza ai fini del conseguimento delle finalità istituzionali.
6. Comunicazione e diffusione dei dati
I soggetti interni che possono avere accesso ai dati personali acquisiti dall’istituto scolastico sono il Dirigente Scolastico, il personale scolastico autorizzato al trattamento ed i componenti degli organi collegiali, limitatamente ai dati necessari allo svolgimento della loro attività.
L’istituzione Scolastica può affidare per lo svolgimento della propria attività istituzionale i dati personali che la riguardano a soggetti terzi che, in caso di trattamenti continuativi e ricorrenti, verranno nominati responsabili esterni del trattamento limitatamente ai servizi resi. Citiamo, a titolo di esempio, i servizi di registro elettronico, segreteria digitale, sito web;
I dati personali potranno essere comunicati ad altri enti pubblici o privati esclusivamente nei casi previsti da leggi e regolamenti (a titolo di esempio si citano: altre strutture del sistema della Pubblica Istruzione, altre strutture pubbliche, altri enti per svolgimento tirocini, INAIL, Azienda Sanitaria pubblica competente, Società di Assicurazione per polizza infortuni, Agenzie viaggi, Software house, Piattaforme per didattica a distanza). La comunicazione al comune dei dati relativi all’iscrizione e alla frequenza potrà essere disposta per l’assolvimento degli obblighi stabiliti dall’art. 114 del D. Lgs 297/1994 in relazione al monitoraggio dell’adempimento dell’obbligo di frequenza.
I dati anagrafici potranno essere conferiti a società di trasporto, a strutture pubbliche e private meta di visite scolastiche o oggetto di attività extra e parascolastiche. Potrà essere fatta la comunicazione di dati sensibili nelle medesime occasiono solo se strettamente necessaria alla tutela della salute dell’alunno o a garantire il rispetto di specifiche norme filosofiche o precetti religiosi.
Potranno essere diffusi esclusivamente i dati previsti dalla normativa e rigorosamente nei casi ivi indicati. I dati relativi agli esiti scolastici degli alunni potranno essere pubblicati secondo le vigenti disposizioni in materia e quelle impartite annualmente dal Ministero dell’istruzione.
7. Pubblicazione foto e video
La pubblicazione di foto e filmati nel sito web istituzionale e/o sui social network ufficiali della scuola potrà avvenire per l’esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all’esercizio di pubblici poteri di cui è investito il titolare del trattamento. In ogni caso la scuola, consapevole della rilevanza della diffusione di dati personali e responsabile della pubblicazione, valuterà l’opportunità di qualunque pubblicazione nel sito web o sui social network ufficiali alla luce dei principi di necessità, proporzionalità e minimizzazione dei dati trattati. La scuola dovrà essere informata, con una mail all’indirizzo mcic81600c@istruzione.it, dell’esistenza di problemi particolari per i quali un alunno non può essere ripreso o fotografato. La scuola, ove lo riterrà necessario, provvederà a raccogliere il consenso degli interessati o, in caso di minori, dei detentori la responsabilità genitoriale.
Per ulteriori informazioni sulla pubblicazione di foto e video si rimanda alla specifica informativa.
8. Strumenti e tempi di conservazione
Il trattamento sarà effettuato sia con strumenti cartacei che elettronici, nel rispetto delle misure di sicurezza indicate dal Codice e delle altre individuate ai sensi del Regolamento; i dati verranno conservati secondo le indicazioni delle Regole tecniche in materia di conservazione digitale degli atti definite da AGID e nei tempi e nei modi indicati dalle Linee Guida per le Istituzioni scolastiche e dai Piani di conservazione e scarto degli archivi scolastici definiti dalla Direzione Generale degli Archivi presso il Ministero dei Beni Culturali;
9. Uso del registro elettronico e di piattaforme cloud
Il trattamento dei dati personali dei docenti, degli alunni e dei loro familiari può intervenire nello svolgimento delle attività amministrative e didattico/formative anche attraverso strumenti informatici e piattaforme cloud. In particolare, in presenza di specifiche disposizioni normative, per l’espletamento delle attività educative, didattiche e formative, curriculari ed extracurriculari, di valutazione ed orientamento, di scrutini ed esami è utilizzata la piattaforma di registro elettronico di un fornitore esterno. Su tale piattaforma potrà avvenire il trattamento dei dati personali di docenti, alunni e loro familiari necessari per il conseguimento delle finalità di interesse pubblico rilevante per l’istruzione e la formazione in ambito scolastico.
10. Trasferimento di dati personali verso paesi terzi o organizzazioni internazionali
Non sono previsti trasferimenti di dati personali verso paesi terzi o organizzazioni internazionali.I suoi dati personali potranno tuttavia risiedere, per alcuni specifici trattamenti effettuati su piattaforma cloud, su server collocati in territorio europeo o in stati che possono garantire un livello di protezione adeguato e conforme alle disposizioni del Regolamento UE (Artt. 45 e 46 GDPR).
11. Diritti dell’interessato
L’interessato ha diritto a:
l’accesso ai propri dati personali secondo quanto disciplinato dall’art. 15 del Regolamento UE 679/2016;
la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento previsti rispettivamente dagli artt. 16, 17 e 18 del Regolamento UE 679/2016;
la portabilità dei dati (diritto applicabile ai soli dati in formato elettronico) disciplinato dall’art. 20 del Regolamento UE 679/2016;
l’opposizione al trattamento dei propri dati personali di cui all’art. 21 del Regolamento UE 679/2016.
12. Diritto di Reclamo
Gli interessati nel caso in cui ritengano che il trattamento dei dati personali a loro riferiti sia compiuto in violazione di quanto previsto dal Regolamento UE 679/2016 hanno il diritto di proporre reclamo al Garante, come previsto dall’art. 77 del Regolamento UE 679/2016 stesso, o di adire le opportune sedi giudiziarie ai sensi dell’art. 79 del Regolamento UE 679/2016.